Auf dem Papier ist Urlaubsplanung einfach: Datum aussuchen, Ort aussuchen, buchen. Für ein Paar, bei dem eine Person einen Kreuzfahrtvertrag hat und die andere monatlich Flugpläne bidded, oder bei dem einer auf Tanker-Rotation ist und der andere Reserve fliegt, ist „Datum aussuchen“ der schwierigste Teil des gesamten Plans.
Mit dem unflexibelsten Dienstplan beginnen
Fast jedes Paar in dieser Situation hat einen Dienstplan, der starrer ist als der andere – ein festes Vertragsende, eine Bid-Line, die einen Monat im Voraus schließt, einen Dockzeitraum, der ein Jahr im Voraus feststeht. Am besten plant man zuerst um diesen herum, statt von Grund auf ein Datum zu suchen, das für beide gleich gut passt. Der flexiblere Zeitplan sollte sich nach dem festen richten, nicht umgekehrt.
Das klingt selbstverständlich, sobald man es ausspricht, aber viele Paare planen automatisch um den Dienstplan herum, der sich leichter einsehen lässt – meist der sichtbarere –, statt um denjenigen, der sich tatsächlich schwerer verschieben lässt. Ein veröffentlichter, monatlich aktualisierter Flugplan wirkt konkreter als ein Schiffsfahrplan, der sich wegen Wetter oder Hafenstaus verschieben kann. Dabei hat dieser Schiffsfahrplan, sobald er feststeht, oft die geringere tatsächliche Flexibilität.
Gezielt bidden, beantragen und tauschen
Für fliegendes Personal bedeutet das oft, gezielt bestimmte freie Tage oder Trip-Muster genau in dem Zeitfenster zu bidden, in dem der Vertrag des Partners Urlaub erlaubt – nicht zu hoffen, dass es klappt, sondern das Bid gezielt darauf auszurichten. Für Seeleute kann es heißen, ein bestimmtes Ablösedatum zu beantragen oder Monate im Voraus eine Rotation mit einem Kollegen zu tauschen, lange bevor der eigentliche Urlaubszeitraum ansteht. Nichts davon passiert zufällig. Paare, die tatsächlich echte gemeinsame Zeit bekommen, planen in der Regel drei bis sechs Monate im Voraus, nicht drei Wochen.
Es lohnt sich, gegenüber der Crewing-Abteilung und Kollegen im vernünftigen Rahmen offen zu sagen, warum ein bestimmtes Datum wichtig ist. Ein Planungsverantwortlicher oder ein Kollege, der bereit ist, eine Rotation zu tauschen, hilft deutlich eher, wenn er den echten Grund hinter der Bitte kennt, statt sie als eine weitere anonyme Tauschanfrage in einer langen Warteschlange zu behandeln.
Die Termine schützen, sobald sie feststehen
Sobald ein Zeitfenster von beiden Seiten bestätigt ist, sollte man es schützen wie eine bestätigte Buchung – nicht der Versuchung nachgeben, wegen des Geldes noch einen zusätzlichen Trip zu übernehmen, und sich nicht von einem Kollegen zu einem Tausch „nur dieses eine Mal“ überreden lassen. Bestätigte, sich überschneidende freie Zeit bei zwei Crew-Dienstplänen ist selten genug, dass es meist ein Fehler ist, sie als verschiebbar zu behandeln – ein Fehler, den man Monate später bereut, wenn die nächste Überschneidung eine Weile auf sich warten lässt.
Reiseziele wählen, die zur Erholungszeit passen, statt gegen sie zu arbeiten
Ein Langstreckenflug ans andere Ende der Welt klingt verlockend, wenn man endlich zehn gemeinsame freie Tage hat – aber wenn einer von euch oder beide schon mit Schlafdefizit aus dem Job kommen, können die ersten zwei Urlaubstage komplett dem Jetlag zum Opfer fallen. Näher gelegene, unkompliziertere Ziele bringen manchmal mehr echte gemeinsame Qualitätszeit als eine ambitionierte Langstreckenreise, die in ein kurzes Zeitfenster gequetscht wird. Die großen Reisen für die längeren Überschneidungen aufheben.
- Zuerst den festen Dienstplan bestimmen und darum herum planen
- Passende freie Zeit so früh wie im jeweiligen System möglich beantragen oder bidden
- Termine bei beiden Arbeitgebern bestätigen lassen, bevor irgendetwas Nicht-Erstattungsfähiges gebucht wird
- Den Anspruch der Reise an die tatsächlich verfügbare Erholungszeit anpassen, nicht nur an die Anzahl der freien Tage
- Das bestätigte Zeitfenster schützen, sobald es steht – Tausch und Zusatztrips als Ausnahme behandeln, nicht als Standard
Wenn es trotzdem nicht zusammenpasst
Manchmal kommt die Überschneidung trotz aller Planung nicht zustande – ein Vertrag wird verlängert, ein Bid geht nicht durch, das Wetter verschiebt einen Fahrplan. In diesem Fall kann ein kürzerer, lokaler Trip mehr bedeuten, als man erwarten würde – schon ein paar Tage irgendwo, wo keiner von euch an die Arbeit denken muss. Es ist nicht der Urlaub, den ihr ursprünglich geplant hattet, aber es hält die Gewohnheit lebendig, gemeinsamer Zeit Priorität zu geben, bis die größere Reise möglich wird.
Die Planung ist Teil der Beziehung, nicht etwas Getrenntes davon
Paare, denen das gut gelingt, hören meist auf, die Planungslogistik als lästige Pflicht zu behandeln, die erst erledigt werden muss, bevor die „eigentliche“ Beziehung beginnt. Dienstpläne koordinieren, Termine beantragen, Trips tauschen – das ist ein fortlaufender Akt, sich füreinander zu entscheiden, nur eben über Tabellen und Bid-Anfragen statt große Gesten. Zehn bestätigte gemeinsame Tage, hart erkämpft durch monatelange Planung, sind oft mehr wert als ein spontaner Trip, den die meisten anderen Paare für selbstverständlich halten.
Und wenn die Reise dann endlich stattfindet, sollte man nicht der Versuchung erliegen, sie zu überfrachten, nur weil sie so viel Mühe gekostet hat. Ein Urlaub, der um zwei erschöpfte Dienstpläne herum geplant wurde, funktioniert mit eingebauten Ruhephasen besser als mit einem vollgepackten Programm – das Ziel war gemeinsame Zeit, kein Zeitplan, der einen Satz Verpflichtungen einfach durch einen anderen ersetzt.
